Ein digitales Projekt startet nicht damit, dass man über eine Suchmaschine nach einem Dienstleister sucht. Es wird im Vorfeld vorbereitet – mit klaren Kriterien, anhand derer sich mögliche Partner bereits vor dem ersten Gespräch filtern lassen. Die vertraglichen Rahmenbedingungen, aktuelle regulatorische Anforderungen und die technische Kompetenz des Partners sind für den Erfolg weitaus entscheidender als die Anzahl der Referenzen auf einer Unternehmenswebsite.
Regulatorische Konformität: der Filter, den die meisten Briefings für digitale Projekte außer Acht lassen
Seit dem 28. Juni 2025 verpflichtet der European Accessibility Act bestimmte Produkte und Dienstleistungen für die breite Öffentlichkeit, insbesondere den Onlinehandel, zur digitalen Barrierefreiheit. Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen anbieten, sind unter bestimmten Voraussetzungen davon ausgenommen. In allen anderen Fällen gilt jedoch: Barrierefreiheit muss von Anfang an in die Konzeption einfließen und darf nicht erst bei der Abnahme ergänzt werden.
Konkret sollte ein seriöser Dienstleister erklären können, wie er die Barrierefreiheit bei jedem Liefergegenstand dokumentiert. Wird das Thema im Angebot nicht erwähnt, ist das ein Warnsignal, das als mögliches Ausschlusskriterium behandelt werden sollte.
Die NIS2-Richtlinie stellt zusätzliche Sicherheitsanforderungen an die Lieferkette. Auch wenn ein Dienstleister nicht direkt unter diese Richtlinie fällt, kann sein Kunde ihm vertragliche Anforderungen auferlegen. Daher empfiehlt es sich, überprüfbare Sicherheitsnachweise anzufordern: Umfang der gewährten Zugriffsrechte, Verfahren für den Umgang mit Sicherheitsvorfällen und Aktualisierungsrichtlinien. Eine allgemeine Aussage wie „Wir halten uns an bewährte Verfahren“ reicht nicht aus.
Darüber hinaus tritt der AI Act schrittweise in Kraft. Umfasst das digitale Projekt Funktionen künstlicher Intelligenz (Chatbot, Empfehlungssystem, Scoring), sollte der Dienstleister die Risikostufe des Systems bestimmen und die daraus entstehenden Transparenzpflichten erläutern können. Diese drei Regelwerke (EAA, NIS2, AI Act) bilden inzwischen eine Mindestgrundlage, die bei der Auswahl eines professionellen Teams geprüft werden sollte.
Kriterien für die Auswahl eines Digitalpartners: mehr als nur das Portfolio
Ein Portfolio zeigt, was ein Dienstleister umgesetzt hat – nicht, wie er arbeitet. Bei einem strategisch wichtigen digitalen Projekt bewerten wir die Zusammenarbeit ebenso wie das Endergebnis. Folgende Punkte sollten Sie vor Vertragsabschluss prüfen:
- Detaillierungsgrad des Angebots: Ein Angebot, das UX-Konzeption, Frontend-Entwicklung, Backend-Entwicklung, Abnahme und Wartung getrennt aufführt, zeigt, dass der Dienstleister seine Kosten im Griff hat. Eine undurchsichtige Pauschale erschwert die Kontrolle und notwendige Entscheidungen im Projektverlauf.
- Zugriffsverwaltung und Eigentum am Code: Im Vertrag muss festgehalten sein, dass der Kunde Eigentümer der Arbeitsergebnisse bleibt (Quellcode, Entwürfe, Inhalte). Die Zugänge zu den Produktionsumgebungen müssen dokumentiert und widerrufbar sein.
- Exit-Plan: Wie lassen sich sämtliche Daten und Assets zurückerhalten, wenn die Zusammenarbeit endet? Ein Dienstleister, der diesen Punkt bereits im Angebot nicht konkretisieren will, birgt das Risiko einer technischen Abhängigkeit.
- Service-Level-Agreements (SLA): Reaktionszeiten bei Vorfällen, Häufigkeit von Sicherheitsupdates und garantierte Verfügbarkeit. Diese Punkte sollten vor der Vertragsunterzeichnung ausgehandelt werden, nicht erst nach dem Go-live.
Wenn der Bedarf feststeht, können Sie das Team von R-Peeck kontaktieren, um eine erste Einschätzung zu erhalten, die auf den Umfang des Projekts zugeschnitten ist.
Projektkommunikation: den Austausch strukturieren, um Fehlentwicklungen zu vermeiden
Ein digitales Projekt gerät selten wegen eines technischen Problems aus dem Ruder. Die meisten Verzögerungen entstehen durch mangelnde Kommunikation zwischen Auftraggeber und Umsetzungsteam. Der erste Schritt besteht darin, auf Kundenseite und auf Dienstleisterseite jeweils eine feste Ansprechperson mit klaren Entscheidungsbefugnissen zu benennen.
Die Häufigkeit der Statusbesprechungen beeinflusst, wie schnell sich Probleme korrigieren lassen. Ein wöchentlicher Termin mit einem schriftlichen Protokoll – auch wenn es kurz ist – hilft, Missverständnisse frühzeitig zu erkennen, bevor sie eine Überarbeitung erforderlich machen. Projektmanagement-Tools wie Jira, Notion oder Trello ersetzen den direkten Austausch nicht, sondern ergänzen ihn.
Lastenheft oder funktionales Briefing
Ein umfassendes Lastenheft, das vor jeder Ausschreibung erstellt wird, eignet sich für Projekte mit einem stabilen Umfang. Bei einem digitalen Projekt mit explorativem Anteil (UX-Überarbeitung, Entwicklung einer Fachanwendung) ist ein iteratives funktionales Briefing besser geeignet. Es beschreibt die Geschäftsziele, bekannte technische Rahmenbedingungen und messbare Erfolgskriterien, ohne die Lösungen vorab festzulegen.
So kann das professionelle Team bereits in der Konzeptionsphase technische Abwägungen vorschlagen, statt lediglich ein unveränderliches Dokument umzusetzen.
Abnahme und Freigabe der Arbeitsergebnisse
Jeder Zwischenstand (Entwürfe, Prototyp, Betaversion) sollte formell abgenommen werden, wobei eine klare Rückmeldefrist festzulegen ist. Ohne einen solchen Rahmen häufen sich Rückmeldungen, die Zahl der Versionen steigt und der Zeitplan gerät aus den Fugen. Ein Abnahmeprotokoll legt Testszenarien, Zielbrowser oder -geräte sowie Abnahmekriterien fest.
Budget und Vertragsgestaltung für ein digitales Projekt: wichtige Klauseln
Der angegebene Preis spiegelt niemals die tatsächlichen Kosten eines digitalen Projekts wider. Fehlerbehebung, Hosting, Weiterentwicklungen nach dem Launch und Softwarelizenzen verursachen laufende Kosten, die die Anfangsinvestition über einen Zeitraum von drei Jahren oft übersteigen.
Der Vertrag sollte die Build-Phase (Konzeption und Entwicklung) klar von der Run-Phase (Betrieb und Wartung) abgrenzen. Ein Dienstleister, der einen attraktiven Preis für den Build anbietet, beim Run aber vage bleibt, schafft eine Form wirtschaftlicher Abhängigkeit.
Drei Klauseln verdienen besondere Aufmerksamkeit:
- Die Klausel zur Übertragung der Rechte an geistigem Eigentum. Sie muss den im Rahmen des Projekts erstellten Code, die grafischen Arbeiten und Inhalte umfassen.
- Die Vertraulichkeitsklausel und die Regelung zur Verarbeitung personenbezogener Daten müssen mit der DSGVO übereinstimmen und die Rolle jeder Partei benennen (Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter).
- Die Klausel zu Verzugsstrafen sollte für beide Seiten gelten: Der Dienstleister wird bei verspäteter Lieferung sanktioniert, der Kunde bei verspäteter Bereitstellung der erforderlichen Materialien.
Ein sauber vertraglich geregeltes digitales Projekt verringert Konfliktpotenzial. Der Vertrag strukturiert die Zusammenarbeit ebenso wie die Arbeitsweise. Die Bedingungen vor Projektstart mit einem Dienstleister festzulegen, der bereit ist, sie offen zu besprechen, ist nach wie vor der beste Hinweis auf die Professionalität eines Teams.
